Veiligheid en privacy
Uw e-mail blijft van u
E-mail is bedrijfsgevoelig. Hieronder staat precies wat er met de inhoud gebeurt, wat er niet naar het AI-model gaat, en welke rechten E-Genie® vraagt.
Veiligheid en privacy
Uw e-mail blijft van u
Aanmelden met Microsoft 365
Wachtwoorden en gebruikers blijven in uw eigen beheer in Microsoft 365. E-Genie legt er geen tweede administratie naast, en uw bestaande beveiliging, inclusief tweestapsverificatie, blijft gewoon gelden.
Geen opslag van e-mailinhoud
E-Genie slaat de inhoud van uw e-mail, uw documenten en uw agenda niet op. In de logs staan alleen aantallen en tijdstippen.
Verwerking binnen de EU
Alle verwerking gebeurt binnen de Europese Unie, op Microsoft Azure, met versleuteld transport.
Alleen uw eigen rechten
E-Genie werkt namens de ingelogde gebruiker. Wie zelf geen toegang heeft tot een document, krijgt dat ook via E-Genie niet te zien.
De mens verstuurt
E-Genie levert een concept met een zichtbare melding dat het door AI is geschreven. Verzenden doet altijd een mens.
AVG-rechten ingebouwd
Inzage, verwijdering en het intrekken van toestemming zijn ingebouwde functies. Gebruikersgegevens in de logs zijn gepseudonimiseerd.
Technische details voor beheerders en voor de CISO, de verantwoordelijke voor informatiebeveiliging
- Aanmelden via Microsoft 365 met volledige validatie van de aanmeldtokens. Wachtwoorden blijven in uw eigen beheer in Microsoft 365; E-Genie slaat er geen op en ziet ze niet.
- De sleutels die de dienst zelf nodig heeft, bijvoorbeeld die naar het AI-model, staan in Azure Key Vault. Dat zijn geen inloggegevens van uw medewerkers: die blijven in Microsoft 365. Sleutels van uw omgeving verlaten onze server nooit en komen nooit in de browser.
- Instructies van uw organisatie staan boven de inhoud van een binnengekomen bericht, zodat een e-mail het gedrag van de assistent niet kan overrulen.
- Bewaartermijnen: gebruiksgegevens 90 dagen, auditgegevens 365 dagen, foutmeldingen 30 dagen.
- Informatiebeveiligingsbeleid, risicoanalyse en incidentprocedures opgezet volgens NEN 7510 en ISO 27001.
Wilt u de volledige onderbouwing? Neem contact op, dan lopen we het samen door.
Er is een DPIA uitgevoerd
Voor E-Genie® is een DPIA gemaakt: een gegevensbeschermingseffectbeoordeling zoals de AVG die voorschrijft. Daarin staat welke gegevens worden verwerkt, waarom, en welke maatregelen daarbij horen. Ook de verwerkersovereenkomst, het verwerkingsregister en het AI Safety Rapport zijn er. Wij sturen ze op aanvraag toe.
Wat er precies gebeurt met een e-mail
Dezelfde zeven stappen als op de productpagina, met stap 4 als kern: adresgegevens gaan er eerst uit.
De e-mail komt binnen
Uw medewerker opent een bericht in Outlook, op de computer of in de browser.
E-Genie openen
Eén knop in het lint opent het paneel naast de e-mail.
Eenmalige toestemming
Eenmalig · AVG art. 7
Bij het eerste gebruik legt E-Genie uit wat er gebeurt en vraagt om toestemming. Die vraag komt daarna niet meer terug, tenzij het beleid wijzigt. Toestemming is altijd weer in te trekken.
Adresgegevens worden verwijderd
Dataminimalisatie
Vóórdat de e-mail naar het AI-model gaat, worden het e-mailadres van de afzender en alle ontvangers eruit gehaald. Alleen de zakelijke inhoud gaat mee. Het model heeft die adresgegevens niet nodig om een antwoord te schrijven, dus krijgt het ze niet.
Context erbij
Optioneel · per organisatie
Staat dat voor uw organisatie aan, dan haalt E-Genie de relevante bedrijfsdocumenten en de beschikbaarheid uit de agenda erbij. Beide staan per organisatie aan of uit; wij stellen dat voor u in.
Het antwoord wordt geschreven
EU-verwerking · geen opslag
Het AI-model schrijft het conceptantwoord. De verwerking gebeurt binnen de Europese Unie. De inhoud van uw e-mail wordt daarbij niet opgeslagen en niet gebruikt om modellen te trainen.
U controleert en verstuurt
U blijft in controle
Het concept staat in het paneel, met de melding “AI-gegenereerd — controleer voor verzending”. Uw medewerker leest het, past aan en verstuurt. E-Genie verstuurt nooit zelf.
De onderbouwing, als u die wilt
Wilt u het naadje van de kous weten, dan sturen wij de documentatie toe of lopen we het samen door.
Documentatie
DPIA, verwerkersovereenkomst, verwerkingsregister, privacyverklaring en het AI Safety Rapport. Op aanvraag beschikbaar.
Welke rechten E-Genie vraagt
Vijf rechten, waarvan vier standaard-aanmeldrechten. Wat ze doen en waarom staat in de handleiding.
Verder lezen
Meer over E-Genie®
- OverzichtWat E-Genie doet, wat het van uw organisatie kent en de veelgestelde vragen.Bekijken
- Hoe het werktVan binnenkomende e-mail tot conceptantwoord in zeven stappen, met wat er niet naar het AI-model gaat.Bekijken
- Aan de slagWat de uitrol inhoudt, wat er in het abonnement zit en wat wij per organisatie inrichten.Bekijken
Klaar om uren per week te besparen?
Vraag een demo aan van twintig minuten. Wij laten E-Genie zien op een e-mail uit uw eigen praktijk.
Liever meteen iemand spreken? Bel 06 13 02 66 31