Naar de inhoud

Alles op één pagina, om af te drukken

Installatie

Vier stappen: het tenant-ID aanleveren, het instructieprofiel invullen, het manifest uploaden en toestemming geven. Elke stap eindigt met een controle.

Stap 1: Tenant-ID aanleveren

Het tenant-ID is het unieke nummer van uw Microsoft 365-omgeving. Wij hebben het nodig om uw organisatie te herkennen; zonder dit nummer werkt de add-in niet, ook niet als hij zichtbaar is.

Zo vindt u het:

  1. Ga naar portal.azure.com en meld u aan.
  2. Zoek bovenin op Microsoft Entra ID en open die pagina.
  3. Op Overzicht staat Tenant-ID: een reeks van 36 tekens met streepjes.
  4. Kopieer die waarde.

Alternatief: entra.microsoft.com → Overzicht → Basisinformatie.

Mail het naar `ivar@bigenie.nl` met daarbij de naam van uw organisatie en de naam en het e-mailadres van de contactpersoon voor de inrichting.

Controle

U heeft een reeks van 36 tekens en u heeft een ontvangstbevestiging van ons.

Stap 2: Instructieprofiel invullen

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een AI die iets schrijft en een assistent die klinkt als uw organisatie. Neem er de tijd voor; wij helpen bij het aanscherpen.

U vult acht onderdelen in:

#OnderdeelVraag die u beantwoordtVoorbeeld
1Rol en identiteitWie schrijft dit antwoord?“Je schrijft als medewerker van de backoffice van Advieskantoor Jansen.”
2DoelWat moet het antwoord bereiken?“De vraag volledig beantwoorden en, waar nodig, uitnodigen tot een gesprek.”
3ToonHoe klinkt uw organisatie?“Zakelijk maar warm. U-vorm. Geen uitroeptekens. Geen overdreven beloftes.”
4Diensten en productenWaar gaan de vragen over?Korte opsomming van wat u doet, met de termen die uw klanten gebruiken.
5BedrijfsdocumentenWelke documenten mag E-Genie erbij pakken, en waarvoor?“Gebruik het tarievenoverzicht voor prijsvragen; noem nooit een prijs die er niet in staat.”
6AgendaMag E-Genie beschikbaarheid meewegen, en binnen welke grenzen?“Alleen werkdagen, tussen 9:00 en 17:00. Nooit op vrijdagmiddag.”
7Afsluiting en ondertekeningHoe eindigt een e-mail bij u?Vaste afsluiting en of de naam van de medewerker eronder komt.
8Specifieke regelsWat mag nooit, en wat moet altijd?“Noem nooit een levertijd. Verwijs bij klachten altijd naar de klachtenprocedure.”

Drie tips die het profiel meteen beter maken:

  • Schrijf de regels op als verboden. “Noem nooit een bedrag zonder bron” werkt beter dan “wees voorzichtig met bedragen”.
  • Stuur drie voorbeelden mee van e-mails die u zelf goed vindt. Daar halen wij meer uit dan uit een pagina beschrijving.
  • Begin klein. Een profiel van één A4 dat klopt, is beter dan drie pagina's die u zelf niet meer overziet. Aanscherpen kan altijd, en dat kost ons vijf minuten.

Controle

U heeft de acht onderdelen ingevuld en drie voorbeeld-e-mails meegestuurd.

Stap 3: Manifest uploaden in Microsoft 365

U krijgt van ons één XML-bestand: het manifest. Daarin staat waar de add-in draait, wat hij mag en hoe hij heet in Outlook. U hoeft er niets in te wijzigen: geen ID's, geen URL's, geen instellingen. Sla het bestand op en upload het zoals het is.

De aanbevolen route: Geïntegreerde apps

Hiermee zet u E-Genie in één keer klaar voor iedereen die u aanwijst.

  1. Ga naar admin.microsoft.com en meld u aan als globale beheerder.
  2. Ga in het linkermenu naar Instellingen → Geïntegreerde apps. (Engelse portal: Settings → Integrated apps.)
  3. Klik op Aangepaste apps uploaden.
  4. Kies als app-type Office-add-in.
  5. Kies Manifestbestand (.xml) uploaden en selecteer het bestand dat u van ons heeft gekregen.
  6. Kies wie de add-in krijgt: Hele organisatie zodat iedereen de knop krijgt, of Specifieke gebruikers of groepen, aanbevolen bij een gefaseerde uitrol. Maak in dat geval een Microsoft 365-groep aan, bijvoorbeeld E-Genie gebruikers, en wijs die toe. Later uitbreiden is dan een kwestie van iemand aan de groep toevoegen.
  7. U ziet een overzicht van de gevraagde rechten. Lees dat door en accepteer namens de organisatie. Zie Rechten en toestemming voor wat er precies gevraagd wordt en waarom.
  8. Rond af met Implementatie voltooien.

Wat u nu ziet: E-Genie staat in de lijst met geïntegreerde apps, met status Geïmplementeerd.

Controle

Open Outlook in de browser, open een e-mail en kijk of er een E-Genie-knop staat. Staat die er niet? Dat is normaal in het eerste uur. Zie Problemen oplossen.

Alternatief: per gebruiker toevoegen

Handig om te testen voordat u het breed uitrolt, of als u geen beheerdersrechten heeft.

  1. Open Outlook in de browser.
  2. Ga naar Instellingen (het tandwiel) → Add-ins ophalen.
  3. Kies Mijn add-ins.
  4. Klik onder Aangepaste add-ins op Een aangepaste add-in toevoegen → Toevoegen uit bestand.
  5. Kies het manifest en bevestig.

Nadeel: elke gebruiker moet dit zelf doen, en u heeft er geen overzicht over. Gebruik het niet als uitrolmethode voor meer dan een paar mensen.

Stap 4: Toestemming geven

Wordt de toestemming al in stap 3 gevraagd? Dan bent u hier klaar. Is de toestemming overgeslagen of door iemand zonder de juiste rechten geweigerd, dan kunt u hem opnieuw geven via Geïntegreerde apps → E-Genie → Rechten.

Controle

De belangrijkste controle van deze handleiding: open een e-mail, klik op E-Genie en klik op Genereer Antwoord. Er komt een conceptantwoord. Krijgt u in plaats daarvan een melding dat u geen toegang heeft? Dan is uw tenant-ID nog niet bij ons ingesteld. Neem contact op, wij lossen dat binnen een werkdag op.